Vous avancez régulièrement des frais pour travailler et l’employeur refuse de vous rembourser, applique un forfait dérisoire ou rejette vos notes de frais après plusieurs mois ? Les frais professionnels ne sont pas du salaire, mais ils peuvent représenter des sommes importantes et donner lieu à un véritable contentieux du contrat de travail.
Le dossier doit distinguer ce qui a été dépensé pour les besoins de l’activité et dans l’intérêt de l’employeur des dépenses personnelles. Un avocat peut aider à reconstruire la preuve, chiffrer les sommes et formuler une demande suffisamment précise pour être utile en négociation ou devant les prud’hommes.
Sommaire
Quels frais doivent rester à la charge de l’employeur ?
La jurisprudence retient de longue date que les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent être supportés par celui-ci. La Cour de cassation l’a encore rappelé dans une décision du 6 juillet 2022.
Il peut s’agir, selon le poste et les règles applicables, de déplacements professionnels, hôtel, repas, péages, stationnement, matériel ou autres dépenses nécessaires. Chaque catégorie doit néanmoins être examinée avec le contrat, la convention collective et la politique de frais de l’entreprise.
Quels justificatifs faut-il conserver ?
- tickets et factures ;
- notes de frais transmises ;
- validation du manager ;
- agenda et ordre de mission ;
- courriels demandant le déplacement ou l’achat ;
- relevés permettant de rattacher la dépense à une mission ;
- politique de remboursement et barèmes internes.
Lorsque l’accès aux outils de l’entreprise risque d’être coupé, sauvegardez les pièces utiles de manière licite. Notre page sur la preuve en droit du travail explique les précautions à prendre.
Un forfait de frais peut-il remplacer le remboursement réel ?
Un mécanisme forfaitaire peut exister, mais il ne permet pas nécessairement de faire supporter au salarié des coûts professionnels importants sans contrôle. Il faut vérifier le contrat et si le forfait correspond réellement aux dépenses exposées.
Pour les commerciaux et salariés rémunérés à la commission, cette question peut être particulièrement sensible lorsque l’entreprise affirme que les commissions « comprennent déjà » les frais. Si des commissions elles-mêmes restent impayées, consultez aussi commissions non payées.
Que faire si l’employeur refuse les notes de frais ?
Demandez d’abord une motivation précise : justificatif manquant, dépense hors politique, délai de dépôt, absence d’autorisation préalable. Cela permet de séparer les dépenses réellement contestables des refus purement systématiques.
Il est ensuite utile d’établir un tableau par date, mission, nature de la dépense, montant et justificatif. Une demande chiffrée et documentée est plus difficile à écarter qu’un échange général sur « mes frais qui ne sont jamais remboursés ».
Maître Ngawa peut-elle rédiger la réclamation sans apparaître ?
Oui. Lorsque le salarié est encore en poste et souhaite éviter une confrontation immédiate, Maître Ngawa peut préparer le courrier juridiquement et le salarié l’adresse ensuite sous son propre nom. Le cabinet peut aussi vérifier le tableau de dépenses et les pièces avant envoi.
Si l’entreprise refuse malgré une demande argumentée, Maître Ngawa peut écrire officiellement au nom du cabinet, négocier une régularisation globale ou intégrer ces sommes à une discussion de départ.
Quand saisir le Conseil de prud’hommes ?
Le Conseil de prud’hommes est compétent pour les litiges individuels nés du contrat de travail, notamment les demandes de remboursement de frais professionnels. La prescription exacte doit être vérifiée selon la nature de la créance et les circonstances ; il ne faut pas appliquer mécaniquement le délai salarial de trois ans à toute demande de frais.
Le cabinet peut établir les demandes, organiser les justificatifs et défendre le salarié devant le Conseil de prud’hommes. Pour le non-paiement du salaire lui-même, consultez le dossier salaire impayé ou payé en retard.